Compliance Häfele

Klauzula informacyjna
o przetwarzaniu danych osobowych przez Häfele Polska Sp. z o.o.

w związku z

PROCEDURĄ ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH
ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

Spełniając obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej zwanego: „RODO”), Häfele Polska Sp. z o.o. informuje, że:

1. Administrator i dane kontaktowe:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest:

Häfele Polska Sp. z o.o., ul. Wrocławska 4d, Długołęka, poczta: 55-095 Mirków (dalej zwana: ,,Administratorem”), z którym można się kontaktować w następujący sposób:

telefonicznie: + 48 71 74 72 300
za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail: info@hafele.pl
korespondencyjnie na adres siedziby Administratora: ul. Wrocławska 4d, Długołęka, poczta: 55-095 Mirków

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych:

Przekazane dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

jako niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, tj.: przyjmowanie, weryfikowanie oraz wyjaśnianie zgłoszeń naruszeń prawa na podstawie ustawy z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów – art. 6 ust. 1 lit. f) RODO;
prowadzenia obsługi dotyczącej zgłoszeń w przedmiocie naruszeń prawa, m.in. analizy otrzymanego zgłoszenia, prowadzenia rejestru zgłoszeń naruszeń i sporządzania raportów – art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.

3. Okres przechowywania danych:

dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Administratora przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

4. Odbiorcy danych/udostępnianie danych:

Administrator zapewnia anonimowość danych osobowych w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa.

Dostęp do danych osobowych mogą uzyskać wyłącznie osoby i podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora na podstawie stosownych upoważnień do przetwarzania danych osobowych udzielonych przez Administratora.

Państwa dane osobowe mogą zostać udostępnione w ramach Grupy Häfele do:

Häfele SE & Co KG

Adolf-Häfele-Straße 1, D-72202 Nagold, Niemcy.

Państwa dane osobowe mogą być przekazane poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej: „EOG”). Powyższe może mieć miejsce w przypadku, gdy zgłoszenie naruszenia dotyczy podmiotów spoza EOG lub jeśli Administrator zleca wykonanie określonych usług podmiotom mającym siedzibę poza EOG lub przetwarzającym dane poza EOG. Państwa dane osobowe mogą być przekazane wyłącznie do państw poza EOG („państwa trzecie”) lub podmiotów w państwach trzecich, w stosunku do których decyzją Komisji Europejskiej stwierdzono odpowiedni stopień ochrony danych lub zawarto w umowach z tymi podmiotami standardowe klauzule ochrony danych. W związku z przekazaniem danych poza EOG mogą Państwo zażądać od Administratora dodatkowych informacji o stosowanych zabezpieczeniach w tym zakresie, uzyskać kopię tych zabezpieczeń oraz informację o miejscu ich udostępnienia, kontaktując się z Administratorem w sposób wskazany w niniejszej informacji.

5. Przysługują Państwu następujące prawa:

Ma Pani/Pan prawo do:

a) dostępu do danych osobowych,

b) sprostowania danych osobowych,

c) usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”),

d) ograniczenia przetwarzania danych osobowych,

e) przenoszenia danych osobowych,

f) sprzeciwu do przetwarzania danych osobowych,

g) wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Opis procedury udostępniony jest pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/526/2464

6. Dobrowolność podania danych osobowych:

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale może okazać się niezbędne dla potrzeb weryfikacji Pani/Pana zgłoszenia i/lub prowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz podejmowania działań następczych. Podanie danych osobowych może również okazać się niezbędne w celu skontaktowania się przez Administratora z Sygnalistą.

Zgoda osoby dzwoniącej na nagrywanie rozmowy jest wyrażona dobrowolnie poprzez kontynuowanie rozmowy i jest ona niezbędna do załatwienia sprawy drogą telefoniczną. Rozłączenie się przed odebraniem połączenia (rozpoczęciem rozmowy) oznacza brak zgody na nagrywanie rozmowy. W takim przypadku możliwe jest skorzystanie z kontaktu drogą mailową na adres e-mail: sygnalisci.hafele@explico.com.pl lub pisemnie na adres: radca prawny Anna Pułka, Pułka i Partnerzy Radcowie Prawni Sp. p., Rynek 60, 50-116 Wrocław.

Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany jak również nie będą podlegać profilowaniu.

Procedura zgloszeń wewnętrznych 16.10.2024 PDF

Załącznik numer 1 do procedury 16.10.2024 PDF

Załącznik numer 2 do procedury 16.10.2024 PDF

Załącznik numer 3 do procedury 16.10.2024 PDF

Załącznik numer 4 do procedury 16.10.2024 PDF

Załącznik numer 5 do procedury 16.10.2024 PDF

Załącznik numer 6 do procedury 16.10.2024 PDF

Załącznik numer 7 do procedury 16.10.2024 PDF